Le Centre National de Numérisation (CNN) joue un rôle central dans la modernisation de l’administration publique du Bénin. Ce n’est pas seulement un projet de numérisation des archives, mais un acteur clé de la modernisation des services publics.

Derrière une porte, dans un bâtiment moderne, se joue une véritable révolution. Ici, au Centre National de Numérisation (CNN), le papier cède peu à peu sa place au numérique. Créé en 2021, ce centre est au cœur d’un projet ambitieux : moderniser l’administration béninoise en dématérialisant les archives et en facilitant l’accès à l’information.

Dès que l’on franchit le seuil du centre, une effervescence palpable règne. Des équipes concentrées manipulent des scanners de haute technologie, numérisant des milliers de pages chaque jour. Le bruit des machines rythme le travail : chaque feuille qui passe sous le scanner devient une donnée numérique précieuse. L’objectif est de préserver et sécuriser une partie significative de l’histoire administrative du Bénin. Dans les bureaux, des spécialistes en ingénierie documentaire supervisent le bon fonctionnement des opérations. Il s’agit de sauvegarder le patrimoine documentaire du pays, d’améliorer l’accès à l’information et d’augmenter l’efficacité administrative. Pour Cokou Gagnon, Responsable du projet ingénierie documentaire à l’Agence des Systèmes d’Information et du Numérique (ASIN), cette tâche est cruciale :

« La création du Centre National de Numérisation est un projet ambitieux qui vise à préserver notre patrimoine, à améliorer l’accès à l’information et à soutenir la recherche. En atteignant ces objectifs, le centre joue un rôle clé dans la valorisation et la protection des ressources documentaires du Bénin ».

Le Centre est mis en place dans le cadre de la Politique Nationale de Développement des Archives (PNDA). Cette politique, élaborée par le Gouvernement, couvre la période 2022-2030. La PNDA vise à mieux conserver et utiliser les archives pour soutenir le développement durable.

L’analyse du secteur révèle que « …toute la chaîne archivistique doit être revisitée en faisant de l’intégration du numérique, un instrument majeur de développement et de gouvernance des archives à tous les niveaux », souligne le Conseil des ministres du 9 mars 2022.

Le CNN ne se contente pas de scanner des documents. Il enrichit les données, optimise leur exploitation en intégrant différents systèmes d’archivage électronique de documents. Il s’agit de la GED qui facilite le partage et la diffusion des données, la SAE pour la conservation et la GEC pour en rationaliser la gestion.

Cette initiative s’inscrit dans une ambition plus large : atteindre 100 % de services publics numérisés au Bénin. Pour y parvenir, le CNN collabore étroitement avec les ministères et les institutions publiques.

Les premiers bénéficiaires de cette transformation sont les citoyens et les entrepreneurs. Régis Hounsavi, usager satisfait, témoigne : « Avant, je devais me déplacer plusieurs fois pour obtenir un document. Aujourd’hui, je peux faire ma demande en ligne et la recevoir en quelques jours ». Une avancée majeure qui simplifie la vie quotidienne et réduit les délais de traitement des dossiers administratifs.

Pour les Petites et moyennes entreprises, l’impact est tout aussi significatif. Armand Tossa, entrepreneur, souligne : « Nous avons accès à des informations en ligne, ce qui nous évite de longues démarches administratives ». Environ 210 e-services sont disponibles sur 29 plateformes dont 104 sur le portail national des services publics, accessibles aux populations depuis toutes les communes du Bénin, sans nécessité de déplacement physique dans les administrations. Et une étude réalisée affiche un taux de 80% de satisfaction des usagers des e-services, selon la Ministre du numérique et de la digitalisation. Aurélie Adam Soulé Zoumarou précise que l’objectif du gouvernement est de développer 150 nouveaux e.services à raison de 50/an d’ici 2026.

Avec la transformation de la paperasse en données numérisées, le CNN contribue à rendre l’environnement économique plus dynamique et transparent.

Des défis à relever

Malgré ces avancées, tout n’est pas encore parfait. L’un des principaux défis du CNN est la gestion du flux grandissant d’archives à numériser. La modernisation exige des ressources adaptées et des technologies de pointe, notamment l’intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traiter les documents anciens et fragiles.

La sécurité des données constitue l’autre enjeu majeur. Stocker et protéger ces informations sensibles demande des solutions robustes pour éviter tout risque de perte ou de piratage. Le processus est parfois freiné à cause de la résistance au changement au sein de certaines administrations. Pour y remédier, des formations et des campagnes de sensibilisation sont mises en place afin d’encourager l’adoption de ces nouvelles pratiques numériques.

Le CNN ne se contente pas de numériser des documents. Il joue un rôle clé dans la stratégie de transformation numérique du Bénin, avec pour objectif d’atteindre 100 % de services publics dématérialisés. La collaboration entre le centre, les ministères et les institutions est essentielle pour assurer le succès de cette transition.
Marc MENSAH

Cet article est publié dans le cadre du programme régional de Bourse de journalisme sur les Infrastructures Numériques (IPN), organisé par la Fondation des Médias pour l’Afrique de l’Ouest (MFWA), en collaboration avec Co-Develop.